Аннотация: статья о борьбе с глюками русскоязычного Word'a. Эффективные способы работы с внедренными объектами при верстке и редактировании. Публиковалась в журнале Магия ПК
Редактор Word как одно из приложений Office в той или иной версии используется в нашей стране широко и достаточно давно. Наличие встроенного редактора формул, возможность редактирования внедренных элементов, легкость эксплуатации, совместимость с другими программными продуктами -- все это определило высокий рейтинг Word. Однако многочисленные его почитатели не застрахованы от недостатков программы.
Microsoft выпускает свои продукты для различных языковых групп пользователей. Англоязычное ПО -- самое просторе в эксплуатации, поскольку даже на уровне Help оперирует понятиями, описанными на языке разработчика. "Подводные камни" таятся в программных недоработках, которые могут вызвать сбой системы и потерю данных. Наши соотечественники часто сталкиваются с проблемами, обусловленными устаревшими версиями, нехваткой информации, а также любовью эксплуатировать нелицензионное ПО.
Разного рода литературы, описывающей работу офисных приложений, вполне достаточно для работы с малообъемными документами. В этом случае при возникновении сбоев трудности легко устранить, в конце концов, можно перенабрать текст или перерисовать рисунок. Если же объем работы велик, переделать все заново просто невозможно. Мне довелось столкнуться со многими (хотя, разумеется, и не всеми) глюками русскоязычного Word. Поскольку трудности лучше предвидеть, чем героически преодолевать, хочу поделиться с читателями некоторыми практическими приемами, которые мне приходилось применять для облегчения работы. Они помогут вам сэкономить время, дадут возможность рационально использовать документы, подготовленные в других версиях программы или на других компьютерах.
Все наработки, описанные в этой статье, -- плод работы над многостраничными материалами с массой формул, таблиц и графических объектов, созданных, в том числе, и в других программах, и в ранних версиях Word. Привязка к определенному шаблону исключала дробление на менее объемные файлы (этот прием использовался только как промежуточный этап работы, но не исключал проблем со склейкой). Описанные ниже ситуации встречаются сплошь и рядом при подготовке брошюр, дипломных и научных работ, не требующих использования специализированных программ верстки, а также при недоступности сканера и дополнительного графического ПО для обработки рисунков.
\\\\\\Настройки
****Установка
Разработчиками пакета MS Office предусмотрен выбор компонентов, которые могут понадобиться при работе. Нужно учесть, что при создании многостраничных документов с графическими объектами, в том числе внедренными, могут понадобиться конверторы, фильтры, позволяющие производить экспорт/импорт файлов и объектов. Поэтому я всегда рекомендую проводить установку пакета полностью, либо вдумчиво-выборочно. Советовать установку всегда "наисвежайших" версий не буду, так как до конца не исследовано, насколько новые функции ПО выигрывают в сравнении с допущенными "недоделками" разработчиков. Каждая новая версия отличается от прежней более широким набором "украшательств", а полезные функции запрятываются все глубже. Помимо этого, новые версии все более требовательны к системным ресурсам. Существуют, конечно, и полезные дополнительные функции и обновления, которые можно получить у разработчиков (www.microsoft.ru).
****Шрифты
Переизбыточный набор шрифтов может усложнить работу:
* наличие нескольких шрифтов в документе увеличивает количество времени на обработку и вероятность возникновения путаницы;
* многие редкоиспользуемые шрифты не читаются в других редакторах и при переносе на компьютеры, где они не установлены;
* может возникнуть ситуация, когда один и тот же шрифт, имеющий несколько различных версий, при экспорте файла изменит вид верстки (например, "уползут" строки). Когда ПО в России обновлялось редко, этот глюк часто случался с разными модификациями популярного шрифта Times.
****Принтеры
Очевидный недостаток Word в том, что любой созданный документ "привязывается" к тому принтеру, который выбран по умолчанию. При использовании нескольких принтеров или переносе файла на другой ПК верстка может "слететь". Часто это происходит при переходе от принтера одного типа к другому (струйный--лазерный), а также в тех случаях, когда принтеры печатают с разным разрешением. Например, струйники Canon и Epson имеют разрешение 360, 720, 1440 dpi, а Lexmark, HP и все лазерные -- 300, 600, 1200. Гарантировать полное "согласие" принтеров можно только в том случае, если они имеют одинаковое разрешение и используют один и тот же язык (например, PCL5).
*****Параметры
Настройка шаблонов, опций "Сервис"/"Автозамена" и "Автоформат при вводе" позволяют в дальнейшем использовать одну и ту же схему для верстки разных документов и минимизирует затраты времени в будущем. Я рекомендую раз и навсегда задать установки, которые как можно меньше позволяют Word самому производить редактирование. Так, лучше не позволять редактору автоматически проставлять цифры в нумерованных списках, делать всегда заглавной букву после точки и т.п.
Шаблоны лучше настраивать под типовые задачи, использующие одинаковые поля, стили и пр. Настройки автосохранения позволяют отчасти уберечься от перепадов напряжения, других "авто"-параметров -- от нежелательного форматирования и случайной вставки элементов.
\\\\\\\Стили
Это необходимая функция в работе с большими документами. Во-первых, она указывает на наличие хорошего вкуса и придает работе законченный вид, во-вторых, облегчает верстку (резко сокращается количество манипуляций над идентичными по оформлению абзацами). В-третьих, при копировании текста из файла в файл через буфер обмена не происходит переформатирования. То же можно сказать о "перетаскивании" графических Office-объектов, внутри которых имеется текст.
Допустим, в разные файлы требуется скопировать схему, содержащую текстовые фразы. Они оформлены "по центру", "полужирным", "без абзацного отступа", но набраны в стиле "Обычный" или "Основной текст". Эти два стиля по умолчанию имеют настройки "по ширине" и "с абзацным отступом", поэтому схема будет перенесена в другой файл с соблюдением в тексте этих нежелательных настроек. Чтобы этого не происходило, нужно фразы в рисунках и таблицах фиксировать персональным стилем. Тогда при копировании через буфер обмена и при вставках типа "вставить файл" или "вставить объект" текст в схеме останется с прежним форматированием, как и в файле-источнике.
Вывод очевиден: при форматировании стилями текст и графика деформации не подвергаются. Советую в конце файла всегда держать несколько пустых абзацев. Это позволит избежать незапланированной смены стиля абзаца (что иногда и не заметно, например, при смене "обычного" на "основной текст"). Чаще всего "спрыгивание" стилей происходит, когда в работе активно используются вставки графических объектов, таблиц, сносок с применением функции редактора "в конец текста", то есть нажатием клавиш Ctr/Enter.
\\\\\\Текст, макросы и манипуляции с файлами
Русскоязычный Word имеет обширную библиотеку для проверки орфографии. Вы можете сами дополнять орфографический словарь, но при наборе и редактировании очень больших файлов со множеством специфических слов функция автоматической проверки ошибок (подчеркивание красным) на определенном этапе отключается. Вы увидите на экране предупреждение о том, что файл перенасыщен незнакомыми Word'у словами, но повлиять на отключение не сможете.
Еще одна неприятная особенность на этапе набора (вставки) текстов: некоторые комбинации букв русского текста могут вызвать сбой в работе, заканчивающийся сообщением: "Программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта". Работа редактора завершается без сохранения данных, и даже перезагрузка компьютера не решит проблемы в данном документе: скорее всего, при попадании на страницу со "сбойными" словами история повторится. Необходимо найти эти участки и перенабрать, либо заменить "табу" на синонимы. Рекомендую поэтапный поиск проблемных слов, если они неочевидны. Для этого нужно порциями копировать в буфер участки документа и вставлять их из основного файла в новый, вспомогательный. Если зловещего предупреждения о закрытии программы не возникает, двигайтесь дальше до тех пор, пока оно не появится. Перезагрузившись вновь, следует идти тем же путем, открыв основной и вспомогательный файлы, но при этом ограничить объем копируемого текста до предложения, затем слова, пока не будет найден "сбойный" участок. Его и нужно удалить в основном файле.
\\\\\Рис. 2.\\\\\После этого сообщения несохраненные данные теряются
Еще один сбой, похожий на рассмотренный выше, характеризуется природой сбойного участка. Визуальная разница в том, что вместо предупреждения и непланового завершения работы Word на экране возникает сообщение о невозможности сохранения документа из-за слишком большого объема или якобы нехватки места на диске. Уберечь данные от потери можно описанным методом поэтапного копирования с поиском сбойного участка. В этом случае корень зла кроется обычно в формуле или другом нетекстовом объекте, который был вставлен либо при помощи "горячих" макросных клавиш, либо просто некорректно. После его обнаружения и удаления проблема сохранения снимается.
"Макросную" природу носит проблема, при которой сбойные (аналогично зараженным вирусом) файлы сохраняются с расширением dot, используемым шаблонами. Это гарантирует некорректную работу, однако отказываться от удобства использования "горячих" клавиш и макросов все же не стоит. Просто старайтесь аккуратно вводить макросы и пользоваться клавиатурой, на которой исключено западание клавиш.
Отмечу еще несколько нюансов, вызывающих некорректную работу Word в документах с графикой и сложными текстами.
Нумерация страниц может "спрыгнуть", если внутри документа встречаются таблицы или рисунки, оформленные на горизонтальном развороте листа при помощи разрывов страниц. Номер этой страницы оказывается сбоку. На последующих страницах нумерация нарушается или вообще отсутствует. Необходимо отслеживать эти моменты и пользоваться помимо автоматической нумерации функцией вставки полей в колонтитулы. Сбои в нумерации возникают также из-за неправильного задания параметров страницы и колонтитулов во вкладке меню "Файл/Параметры страницы". Возьмите за правило оформлять содержимое колонтитулов на первых этапах формирования документа. В противном случае может "поползти" вся верстка, в особенности, если основной текст набран крупным шрифтом и с большими междустрочными интервалами (например, перемещение текстовых блоков может вызвать некорректный перенос сносок).
Немалых затрат времени может потребовать и создание структурированного оглавления, использующего несколько стилей. Иногда в содержание "заплывают" ненужные абзацы и объекты, которым при работе случайно был присвоен зарезервированный для заголовка стиль. Файл, который в дальнейшем будет переноситься на другой ПК и обрабатываться неоднократно, следует готовить к возможным трудностям заранее. Для этого рекомендую, в частности, к тем абзацам текста, которые заведомо начинаются с новых страниц, устанавливать привязку "начинать с новой страницы" во вкладке "Формат/Абзац".
\\\\\Графика и внедренные объекты
Средства Word позволяют быстро создавать несложные схемы, графики и рисунки, а также безболезненно редактировать объекты, внедренные из других программ Office. Сложности возникают, если не совпадают версии файлов-первоисточников внедряемых графических объектов (особенно для элементов Excel), либо эти объекты сами по себе являются объемными. При манипуляциях с графикой необходимо группировать рисунки, состоящие из нескольких объектов. Word позволяет вносить изменения в текст сгруппированного рисунка. Возможно также изменение размеров объекта (но не формата текста!), вставка его через буфер обмена.
\\\\\\Рис. 3.\\\\\Изменение текста при попытке уменьшить объект
Нежелательного масштабирования рисунка можно избежать следующим способом: скопируйте сгруппированный рисунок в буфер и, выбрав в меню "Вставка" вкладку "Специальная вставка", вклейте рисунок в нужное место документа. Предварительно следует снять флажок "Поверх текста". К сожалению, этот эксперимент может окончиться неудачно: возможна потеря некоторых объектов рисунка. Тогда выход остается один: перемасштабировать рисунок, потянув за "квадратики", а потом внести изменения в текст. Если весь текст в рисунке оформлен отличным от основного стилем, все изменения можно внести за один присест.
Внедряя "не-Офисные" рисунки в документ Word, нужно прикинуть, прочтутся ли все форматы на других компьютерах при переносе файлов. Очень распространена ошибка, когда вставка графических объектов или экранных форм производится "поверх текста", например, после использования популярной функции "PrintScreen".
Рис. 4. Меню "Определение формата рисунка" (при нажатии правой кнопки мыши)
Удобно пользоваться "специальной вставкой", вклеивая объект из другой программы через буфер обмена. Однако замечено, что BMP-графика ведет себя несколько иначе, чем векторная. Поэтому лучше пользоваться также опциями "вставить рисунок", "вставить файл", "вставить объект", или просто "вставка из буфера". В зависимости от того, где располагался курсор, внедренный объект автоматически будет носить характеристики стиля находящегося в этом месте текста. Это нужно учитывать при форматировании. Некоторые пользователи для исключения "уползания" рисунков предпочитают использовать так называемые рамки для вставки объектов, устанавливая привязку объекта (рамки) к тексту опцией "прикрепить замком".
Сбои могут возникнуть, когда внедренный объект (элемент WordArt, формула и пр.) внесен в рисунок как составляющая большого рисунка. Рисунок сгруппирован, а объект требует корректировки. Чтобы избежать деформации, прежде всего следует все разгруппировать, а не вносить в формулу (объект) изменения -- это не текст!