Банк данных - это система специальным образом организованных данных, предназначенная для их накопления и использования. В банке данных отображается определенная часть реального мира (так называемая предметная область). Поэтому банк данных обычно создается не для решения какой-то одной задачи, а для многоцелевого использования информации по определенной теме.
Традиционные системы накопления информации, такие как картотеки, требуют больших временных затрат на внесение и дальнейший поиск информации, особенно если хранимая информация не однотипна. При этом во избежание ошибок, одни и те же данные приходится дублировать. Анализ данных и подготовка необходимых отчетов занимает много времени и сил. А обнаружение одной ошибки, допущенной в начале, приводит к необходимости исправления всех результатов проделанной работы. Все это делает традиционную систему накопления информации сложной и негибкой в использовании.
Банк данных является простой и удобной, а главное лучшей, альтернативой любой картотеке. Он позволяет существенно облегчить и удешевить работу с большими объемами информации. При этом достигается полнота, непротиворечивость и достоверность отображения предметной области. Как следствие, отпадает необходимость повсеместного дублирования информации.